プライベートのメール管理術について書く

皆さんは普段、メールは使いますか？ 仕事では送ったり送られたりとよく使うけれど、プライベートでは Discord や LINE などの SNS でやり取りをすることが多く、メールを送るということはほとんど無いというひとも多いのではないでしょうか。

しかし、全くメールを利用しないかと言われればそんなことはなく、SNS やその他ウェブサービスなどを利用する際には メールアドレスを入力して登録が必要 ですし、 情報収集のためにメールマガジンを購読 しているかたもいると思います。

私も、自分からメールを送ることはほぼ無いですが、利用しているウェブサービスからのメールが毎日 20～30 通くらい届きます。

そんな毎日届くメールを、私は 「受信トレイを空にする」という運用で管理 しています。

メールが届いたら、1 通 1 通内容を確認し、めちゃくちゃざっくり用意したラベルのところへ移動します。受信トレイは基本空にしておき、 受信トレイにあるメールは「まだ内容を確認していないもの」か「内容は確認したけれど何かしら対応が必要なもの」だけという状態 にしています。

普段メールは Gmail を利用しているのですが、Gmail にあるフィルタ機能は利用せず、全て手動でラベルを付けています。こうすることで、 「絶対に見落としが発生しない」かつ「『あとで対応しよう』を忘れない」を実現 しています。

ラベルは、付けるときに迷わないくらいのざっくりした分け方にしています。Gmail は検索機能が非常に優秀なので、何かメールを探すときは大抵検索を使います。だから、ラベルはなんとなくでいいし、なんなら無くてもいいのではと最近思うなどしてます。

「メール管理術」とかで色々調べると、フィルタを活用して自動でフォルダ分けされるようにして…みたいなものがたくさん出てきます。

もちろん、これは毎日大量にメールが届くビジネスマンには有効的な方法だとは思いますし、「目を通さなければならないもの」と「そうでないもの」とをうまく自動で分別されるようにできれば仕事の効率は間違いなく上がるでしょう。

ただ、これをプライベートのメールでやるとなると、どうにもしっくりきませんでした。

最初は細かくラベル分けをして、自動で振り分けられるようにして…みたいなことをしていたのですが、 そんなに手間をかけても届くメールの数は数えられる程度 。なんとなくで新しいウェブサービスに登録するたびに新しいフィルタを作成して適切な場所に移動するように設定しなければならなかったり、 結局内容を確認するメールは金融機関から届いたメールとかだけ で、それ以外の場所に移動されたメールはずっと未読のままだったり。

プライベートのメールであれば、読まなくていい不要なメールは最初から届かないように利用しているサービスの設定を変更することだって出来るはずです。なのにそれをせず、定期的に未読を一括選択して確認もせずに既読にする。

なんかすごくモヤモヤするし、プライベートで複雑な運用はストレスがたまるし、長続きしないなと感じました。

ということで、自動で分別するとかはやらず、受信トレイに届いたメールを読んだら移動するだけ、という管理になったわけです。

ひとそれぞれにメールの管理術はあると思いますし、合うか合わないかというのもあると思います。「なんとなく」でメールを利用しているのであれば、今後の快適なメール利用のために管理方法について考えてみてはいかがでしょうか。